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Archiviazione files in Kiara e collegamento (allegati) ai documenti

2008-09-18T05:40:00Z

Una delle novità introdotte più di recente in Kiara, per soddisfare le esigenze dei nostri utenti, è stata la possibilità di archiviare in Kiara file generici che possono essere allegati ai documenti prodotti con il sistema (siano essi preventivi, ordini, fatture o ricevute).

Questa nuova funzione risulta particolarmente utile in alcune circostanze che sono piuttosto comuni, per esempio:

si può memorizzare nel sistema la scannerizzazione delle fatture di acquisto ricevute in forma cartacea (o caricare quelle ricevute in digitale), in modo da poterle inviare al commercialista assieme alle altre
si può caricare un contratto, un capitolato, uno schema di progetto, una relazione sul lavoro svolto per un cliente o ogni altro tipo di file che possa aiutare nella gestione delle proprie attività

I vantaggi

L’utilità maggiore dei file archiviati in Kiara e allegati ai documenti prodotti è nella possibilità di far seguire loro la stessa strada del documento a cui sono allegati, ovvero di farli inviare dal sistema assieme al documento quando viene inviato al contatto oppure farli inviare al commercialista assieme al documento a cui sono allegati.

Se un documento ha dei file allegati, questi vengono mostrati nella pagina dell’invio al contatto. Il default è che siano selezionati tutti in modo che assieme al documento pdf vengano inclusi nell’email, ma si può ad ogni invio decidere di non includerli (o di allegarne solo alcuni). Nella lista delle email inviate sono mostrati (assieme al pdf del documento inviato) anche i file inclusi in quell’invio.

La selezione se inviare o meno un dato file al commercialista quando gli viene inviato il documento a cui sono allegati può essere fatto al momento del caricamento del file oppure modificando le proprietà del file dopo il caricamento.

Tutte queste opzioni permettono una grande flessibilità nell’uso dell’archivio file in Kiara, e consentono di adattarlo a molte e varie esigenze che i nostri utenti possono avere e che richiedono di arricchire le informazioni di supporto all’attività oltre quelle contenute nei documenti gestiti dal sistema. Infine (ma non meno importante) i file archiviati in Kiara sono al sicuro e sottoposti alle stesse procedure di backup del resto dei dati memorizzati nel sistema.

La semplicità operativa

Mantenendo fede al credo che vede nella estrema semplicità una delle principali necessità per un servizio quale Kiara, anche nell’implementazione dell’archiviazione file ed il collegamento ai documenti in Kiara si è posta estrema attenzione.

L’archivio dei file presenta la lista dei file caricati nel sistema che possono essere direttamente scaricati e visualizzati, oppure modificati o eliminati (oltre che poterne caricare di nuovi).

Dall’archivio si possono allegare uno o più file ad un documento, per farlo è sufficiente:

selezionare alcuni file
scegliere il tipo ed il numero del documento a cui si vogliono allegare
confermare la scelta

Ciascun file memorizzato nell’archivio può essere allegato ad uno o più documenti creati in Kiara e a ciascun documento possono essere allegati vari file.

Dalla pagina del documento si possono direttamente vedere i file che sono stati allegati (se ve ne sono) e si può accedere ad una pagina che permette di gestirli.

Dalla pagina degli allegati di un documento si può allegare un file già caricato oppure caricare e contestualmente allegare un nuovo file al documento

Dell’imprenditoria 2.0

2008-03-13T11:17:00Z

Comunque lo si guardi, lo si giri e lo rigiri, il tema del fare impresa, su web o non, e delle qualità imprenditoriali indispensabili per una startup, resta per fortuna caldo, specie se ora (forse finalmente) si comincia a capire (specialmente da parte dei politici) che la corsa alla sopravvivenza del sistema-Paese è una rincorsa sugli altri, una questione di velocità relativa in rapporto al gruppo in competizione nella globalizzazione e che, o la si fa insieme, in squadra, o si finisce tutti gambe all’aria.

Qualche spunto di riflessione che ha generato una buona dose di sana e stimolante dialettica Francesco lo ha dato aprendo un dibattito su Webnews a cui ho voluto contribuire con il mio modesto punto di vista.

Non dimentichiamoci, presi dalle analisi antropologiche, di considerare quale sia la situazione attuale dell’ecosistema-italico, specie se messo al confronto con i nostri contendenti esteri, e cosa esso debba mettere a disposizione di chi fa startup.

PMI, PMI, PMI… quali PMI?

2008-02-29T11:12:00Z

Ho avuto il piacere di intervenire sull’argomento sollevato da Luigi con lo stimolante pezzo: “Basta con le PMI” sul suo sempre interessante PMI Blog

La questione non sta tanto nell’esercitarsi in disquisizioni semantiche di cui nessuno sente il bisogno, sarebbe piuttosto ora che si cominci, tutti quanti, a mettere ordine e chiarezza in quello che si misura/ebbe con ricerche che vengono sfornate come panini all’olio.

Speriamo che finalmente si cominci a non pretendere di offrire un caterpillar ad un giardiniere che ha semplicemente bisogno di sistemare un’aiuola.

Fa molto piacere che un altro collega di lungo corso nel settore ICT italico come Massimo si trovi d’accordo e suggerisca peraltro importanti spunti di riflessione sull’ecosistema dal punto di vista di chi ha un ruolo importante nel servire questo segmento: il canale.

Kiaraservice.mobi

2008-01-02T21:00:00Z

Come sanno già i nostri utenti, da un paio di settimane abbiamo aperto al pubblico la versione beta del collegomento mobile al servizio che permette di accedere ai propri dati in Kiara attraverso i browser di cellulari e smartphone.

Nelle prossime settimane avverrà il rilascio in produzione della release definitiva, ma voglio sin da ora cogliere l’occasione della domanda posta da uno dei primi utenti di Kiara mobile per parlare delle motivazioni e delle scelte che ci hanno guidati nella realizzazione di questa componente del servizio.

La decisione di dotare Kiara di un’interfaccia fruibile da dispositivi mobili è stata presa riconoscendo il fatto che i nostri utenti, primi fra tutti i professionisti e tutti coloro che hanno un’attività di piccole dimensioni gestita direttamente, si trovano spesso lontano dal proprio ufficio, ad esempio perché si trovano sovente presso i propri clienti, o perché la loro attività li porta a spostarsi frequentemente. Kiara dunque deve essere in grado di seguire il proprio utilizzatore durante i propri spostamenti, mettendolo in grado di tenere sotto controllo i dati della propria attività.

Ma come disegnare questa parte del servizio? Quali operazioni consentire dai dispositivi mobili? Che utilizzo suggerire ai nostri utenti?

Le risposte a queste domande si trovano in: http://kiaraservice.mobi .

La prima scelta è stata quella di farci guidare dal principio di utilità e semplicità piuttosto che dalla bellezza, dall’aspetto. Inoltre occorre tenere in considerazione l’estrema varietà dei dispositivi mobili e le loro differenti capacità che hanno un impatto sostanziale nell’uso dei servizi web, basti pensare alla varietà di risoluzioni degli schermi dei dispositivi mobili in commercio.

L’interfaccia dunque utilizza un markup xhtml mobile di base senza troppi fronzoli di stile (a parte qualche regola nello stylesheet per abbellire il risultato per i browser mobili più avanzati), il javascript non è affatto utilizzato e le pagine (moduli inclusi) sono pensate per essere fruibili anche sugli schermi a risoluzione più bassa.

Crediamo infatti che una interfaccia super-semplificata, ma che porta tutte le informazioni utili (ed utilizzabili) nel contesto dell’accesso da cellulare possa essere un pregio che i nostri utenti apprezzeranno, piuttosto che un difetto.

La scelta della semplicità dell’interfaccia si accompagna alla scelta del modello di utilizzo dell’applicazione mobile, che incorpora l’idea di applicazioni che vanno oltre l’uso da un singolo device. Una spiegazione di questo concetto è stata fatta di recente da Tim O’Reilly in questo articolo: Software Above the Level of a Single Device O’Reilly porta l’esempio di iTunes, ma gli stessi principi possono applicarsi ad un servizio gestionale come Kiara.

I nostri utenti difficilmente troveranno l’esigenza di creare o modificare fatture o altri documenti quando si trovano in movimento o presso il cliente (e in ogni caso questo sarebbe comunque possibile attraverso l’interfaccia web a Kiara da un PC o da un qualsiasi altro computer a loro disponibile dotato di un comune browser),non occorre loro una versione mobile di Kiara che consenta di fare tutto quello che è possibile loro fare attraverso l’interfaccia web destinata ai browser in versione standard che siamo regolarmente abituati ad utilizzare da PC. Ma certe funzioni sono estremamente utili anche quando non si è di fronte ad un PC: avere a portata di mano l’intero database dei contatti (magari per inserire i dati essenziali di un nuovo contatto), sapere le scadenze che abbiamo in giornata (ed avere un modo di chiamare il contatto direttamente senza dover digitare il numero di telefono), poter creare nuove registrazioni delle attività (perché è più facile registrare subito un lavoro realizzato o in corso piuttosto che attendere di imputarlo successivamente, dovendosi poi a quel punto ricordare tutti i dettagli).

Kiara mobile è dunque un’interfaccia che accompagna ed affianca l’interfaccia principale al servizio Kiara per fornire i dati e le funzioni che servono in mobilità.

P.S. Anche la possibilità di ricevere le notifiche delle scadenze via email rappresenta una interfaccia ulteriore di accesso al servizio, ed altre seguiranno :)

1, 10, 100 di queste iniziative

2007-12-01T21:35:00Z

1, 10, 100 di queste iniziative per facilitare la giovane imprenditoria Hi-Tech

Partecipare ad un incontro come quello a cui mi ha invitato Alberto è fonte di piacere personale, oltre che professionale, per aver avuto modo di incontrare imprenditori giovani e meno giovani, navigati manager dello starting-up che riescono in 60” a trasferire straordinarie sintesi della loro esperienza, ex-manager che oggi giocano il ruolo di importante anello di congiunzione nello starting-up .

Quello in cui mi ritrovo in particolare è nell’espressione usata da Alberto: nuova “piazza” che personalmente vedo, nella sua geometrica apertura, in contrapposizione con il “salotto” e la sua intrinseca chiusura.

Di salotti ce ne sono troppi in questo Paese dove giovani e promettenti iniziative faticano tremendamente a trovare il supporto finanziario perché il circuito del denaro di ventura è completamente chiuso, e quando non lo è finisce abitualmente per far scorrere il “fluido” verso la (sino ad oggi) sicura e prudente direzione: il mattone.

Già…il mattone… a 48 ore dall’incontro mi ronza ancora in testa l’adagio che recita: “The biggest risk you take is taking no risk”.

Ben vengano 10, 100 di queste iniziative, noi ci impegneremo a sostenerle.

Hasta pronto!

Fiducia e servizi web

2007-11-15T11:54:00Z

Maurizio Goetz in una email che ci ha inviato fa due osservazioni molto importanti su cui vale la pena di riflettere e che meritano una risposta.

Io vedo due ordini di problemi:

il trust – perché il servizio chiede di inserire dati “sensibili”

è spiegato bene qui

Riuscire a vincere la diffidenza degli utenti che potrebbero essere interessati ad usare un servizio web è sicuramente la sfida più grande che affronta chi il servizio lo produce, soprattutto quando è utilizzato per memorizzare dati considerati critici dagli utenti, come quelli che riguardano la propria attività professionale.

La diffidenza iniziale nasce spesso da vari elementi che potremmo riassume con la parola incertezza: a chi sto affidando i dati? Sono sicuro di non perderli e che non vengano diffusi? Sono sicuro che i dati rimangano miei? Che succederebbe ai miei dati quando decidessi di terminare il servizio? E se il servizio chiudesse?

Alla radice di queste domande ritengo ci sia una generale e diffusa carenza di informazioni, ma grazie al web oggi possiamo fare molto, sia come utenti che come fornitori di servizi, per superarla, abbiamo infatti i mezzi per comunicare e ricercare le informazioni in modo molto più efficace di prima.

Tutto ciò richiede ai fornitori uno sforzo in più per comunicare in modo completo e chiaro al mercato e ai propri utenti, spiegare innanzitutto chi si è, e come si intende affrontare la gestione dei dati e dei sistemi che compongono il servizio offerto. Noi cercheremo di farlo, e speriamo di migliorare in questo grazie alle vostre osservazioni.

Per garantire l’affidabilità abbiamo costruito un’architettura del servizio che garantisce la ridondanza necessaria per assicurare la sicurezza, la protezione dei dati, la continuità ed affidabilità del servizio. I dati sono conservati con un’attenzione particolare alla loro riservatezza e alla loro disponibilità ben oltre il totale rispetto della legge sulla privacy, adempiendo a tutte le misure ed accorgimenti necessari a garanzia dei dati del cliente e dei dati degli interlocutori con cui interagisce.

Alcuni esempi: utilizziamo sistemi di protezione hardware per offrire all’esterno della nostra rete la minima superficie di attacco, i firewall limitano infatti l’accesso ai soli servizi pubblici, inoltre tutte le comunicazioni tra il browser ed il server sono cifrate con un certificato SSL che ne assicura la riservatezza. I database sono replicati ed un backup completo è operativo più volte al giorno. I dati salvati sono cifrati con un meccanismo di chiave asimmetrica e copiati in un altro server di Kyberworks presso un diverso data-center. Il datacenter che ospita Kiara è uno dei più moderni in Europa ed offre tutte le garanzie di protezione fisica dei sistemi.

Sui temi che Maurizio ci ha sollecitati a chiarire e approfondire, possiamo affermare i punti cardine per Kyberworks, che si riflettono nelle caratteristiche del servizio Kiara: i dati inseriti dall’utente in Kiara sono di sua proprietà (Kiara agisce in sostanza come un centro elaborazione dati per conto del cliente) per questo nella sezione ‘Opzioni’ del servizio mettiamo a disposizione una procedura di esportazione di tutti i dati del cliente, semplice e facilmente accessibile da lui in qualsiasi momento.

L’esportazione si basa su comuni formati quali MS Excel e CSV in modo tale da permettere il semplice riutilizzo dei dati esportati, viene fatta in autonomia da parte del cliente del servizio Kiara, ed è uno strumento ulteriore di sicurezza rispetto alle procedure automatiche di backup dei dati da parte del servizio stesso. Questa procedura di esportazione risponde anche alla necessità del cliente del servizio Kiara che decidesse di sospenderne o terminarne l’uso, portandosi così con se i dati accumulati nel corso dell’utilizzo del servizio.

Oltre all’esportazione dei dati, con Kiara ogni documento formattato è sempre disponibile in anteprima Acrobat PDF, quindi stampabile e salvabile in un disco/archivio locale o in qualsivoglia luogo che il cliente desideri.

Infine mi pare importante sottolineare un aspetto, cogliendo l’opportunità offertaci dalle parole di Maurizio: per aderire al servizio non è richiesto l’inserimento di alcun dato di tipo sensibile riguardante l’individuo. Il codice infatti dà una definizione ben precisa di dati sensibili: sono solo i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.

Per le finalità connesse e strumentali alla fornitura del servizio Kiara sono richiesti l’inserimento ed il trattamento di alcuni dati personali che riguardano aspetti di natura amministrativo-gestionale.

Con questo lungo post spero di aver chiarito ( ;=) ) un po’ della filosofia e del metodo che Kyberworks vuole adottare nell’offrire i propri servizi, in ogni caso resto (restiamo) sempre a disposizione.

Benvenuto 2.0

2007-11-14T14:50:00Z

A qualche giorno dall’apertura al pubblico di Kiara (ogni tanto dovremo pur dormire no?) ritorno al blog, che prometto di curare cercando di coinvolgere tutte le persone che compongono Kyberworks. Intanto inizio io a rompere il ghiaccio.

Vogliamo cercare di rendere questo spazio un luogo in cui partecipare, in maniera aperta e sincera, alle conversazioni che coinvolgono Kiara e Kyberworks, e più in generale che riguardano gli interessi che abbiamo come azienda (e come persone): la tecnologia, le sue applicazioni, il web ed in particolare i servizi per le aziende.

Saremo felici se proverete il nostro servizio Kiara, e ancora di più se ci darete suggerimenti su come migliorarlo!

Pronti, attenti, via!

2007-11-09T09:17:00Z

Salve!

2007-11-04T07:33:00Z

In questo spazio cercheremo di raccontare il “dietro le quinte” di Kiara attraverso le voci della squadra che lo ha sviluppato e proveremo a spiegare come usare il servizio al meglio per organizzare il vostro lavoro e per risparmiare tempo (e denaro!):

Kiara: libera il tuo tempo, organizzati meglio