Novità & Notizie dal team di Kiara

Archiviazione files in Kiara e collegamento (allegati) ai documenti

Una delle novità introdotte più di recente in Kiara, per soddisfare le esigenze dei nostri utenti, è stata la possibilità di archiviare in Kiara file generici che possono essere allegati ai documenti prodotti con il sistema (siano essi preventivi, ordini, fatture o ricevute).

Questa nuova funzione risulta particolarmente utile in alcune circostanze che sono piuttosto comuni, per esempio:

• si può memorizzare nel sistema la scannerizzazione delle fatture di acquisto ricevute in forma cartacea (o caricare quelle ricevute in digitale), in modo da poterle inviare al commercialista assieme alle altre
• si può caricare un contratto, un capitolato, uno schema di progetto, una relazione sul lavoro svolto per un cliente o ogni altro tipo di file che possa aiutare nella gestione delle proprie attività

I vantaggi

L’utilità maggiore dei file archiviati in Kiara e allegati ai documenti prodotti è nella possibilità di far seguire loro la stessa strada del documento a cui sono allegati, ovvero di farli inviare dal sistema assieme al documento quando viene inviato al contatto oppure farli inviare al commercialista assieme al documento a cui sono allegati.

Se un documento ha dei file allegati, questi vengono mostrati nella pagina dell’invio al contatto. Il default è che siano selezionati tutti in modo che assieme al documento pdf vengano inclusi nell’email, ma si può ad ogni invio decidere di non includerli (o di allegarne solo alcuni). Nella lista delle email inviate sono mostrati (assieme al pdf del documento inviato) anche i file inclusi in quell’invio.

La selezione se inviare o meno un dato file al commercialista quando gli viene inviato il documento a cui sono allegati può essere fatto al momento del caricamento del file oppure modificando le proprietà del file dopo il caricamento.

Tutte queste opzioni permettono una grande flessibilità nell’uso dell’archivio file in Kiara, e consentono di adattarlo a molte e varie esigenze che i nostri utenti possono avere e che richiedono di arricchire le informazioni di supporto all’attività oltre quelle contenute nei documenti gestiti dal sistema. Infine (ma non meno importante) i file archiviati in Kiara sono al sicuro e sottoposti alle stesse procedure di backup del resto dei dati memorizzati nel sistema.

La semplicità operativa

Mantenendo fede al credo che vede nella estrema semplicità una delle principali necessità per un servizio quale Kiara, anche nell’implementazione dell’archiviazione file ed il collegamento ai documenti in Kiara si è posta estrema attenzione.

L’archivio dei file presenta la lista dei file caricati nel sistema che possono essere direttamente scaricati e visualizzati, oppure modificati o eliminati (oltre che poterne caricare di nuovi).

Dall’archivio si possono allegare uno o più file ad un documento, per farlo è sufficiente:

• selezionare alcuni file
• scegliere il tipo ed il numero del documento a cui si vogliono allegare
• confermare la scelta

Ciascun file memorizzato nell’archivio può essere allegato ad uno o più documenti creati in Kiara e a ciascun documento possono essere allegati vari file.

Dalla pagina del documento si possono direttamente vedere i file che sono stati allegati (se ve ne sono) e si può accedere ad una pagina che permette di gestirli.

Dalla pagina degli allegati di un documento si può allegare un file già caricato oppure caricare e contestualmente allegare un nuovo file al documento